Comment bien préparer son séminaire entreprise ?
Voulez-vous renouer avec l’équipe et effectuer un team-building ? Envisagez-vous d’effectuer un meeting professionnel entre collègues ? C’est bien possible avec une bonne préparation. Par ailleurs, c’est un moyen idéal pour sortir de la routine du télétravail, du confinement, du chômage partiel et des autres dispositifs imposés par la pandémie. Découvrez nos conseils pour préparer correctement votre séminaire entreprise dans le respect des gestes barrières !
La planification : la clé du succès des évènements d’entreprise
C’est une étape cruciale de l’organisation de séminaire. Le but de ce séminaire de travail reste évidemment de renouer avec la vie professionnelle, de renforcer la cohésion et de favoriser l’esprit d’équipe.
Pour ce faire, vous devez :
> Définir les objectifs
L’évènement doit être conçu pour des cibles bien définies et un objectif bien précis. Les raisons du meeting évènementiel d’entreprise doivent être déterminées pour identifier le thème correspondant, pour choisir le lieu idéal à l’occasion et les nombreuses activités à effectuer. Un team building, par exemple, peut être organisé en pleine nature alors que des soirées se font généralement mieux dans un hôtel séminaire.
>Choisir un thème du séminaire bien précis
Le séminaire d’entreprise doit se démarquer par un titre accrocheur pour motiver les participants et pour leur donner envie d’assister à un séminaire. Cela est important afin de réussir à décrire correctement le cadre du séminaire et d’imposer certaines caractéristiques propres à l’évènement. L’utilisation de tenue de séminaires, l’équipement de la logistique d’une conférence ou le recours à l’expertise d’une agence incentive, par exemple, peut être défini dans cette voie.
> Établir un budget
Organiser un séminaire nécessite toujours un certain investissement. Cela est essentiel pour cadrer correctement les charges et frais en tout genre. Pour bien utiliser votre budget, il est conseillé de faire appel à une agence évènementielle dans cette perspective. Ces prestataires peuvent organiser vos évènements convenablement clé en main. Cela reste évidemment sur demande, et parfaitement modulable selon vos besoins de prestations de qualité.
> Choisir une date et un lieu pour l’occasion
Les weekends, les jours fériés ainsi que les ponts de toute sorte sont à bannir pour garantir la disponibilité de tous vos invités. Pour le choix du lieu de votre évènement, vous devez prendre en compte les caractéristiques de la localité. Une vérification sur terrain peut être nécessaire dans cette voie. De plus, ces éléments sont cruciaux pour avoir le nombre de participants maximal possible et pour s’assurer du bon déroulement de la journée d’étude ou du séminaire professionnel.
> Planifier l’évènement de A à Z
L’organisation de séminaires ne se fait pas sans un planning détaillé en amont et après l’occasion. Avant le jour J, les préparatifs doivent se tourner vers le choix d’un lieu idéal, d’activités ludiques à effectuer, de pauses gourmandes, ou des hébergements par exemple. La communication doit être primée à chaque phase d’une organisation d’évènements. Cela, sans compter la nécessité d’avoir un plan B.
Les types de séminaires d’entreprise : des évènements professionnels aux activités
Le choix d’une animation de séminaires dépend à la fois du thème, du lieu, des participants ainsi que des objectifs à atteindre. En général, la durée de l’occasion est aussi à considérer dans cette perspective. Cela, durant une demi-journée, une journée de séminaire ou même plusieurs jours.
> Pour un séminaire résidentiel
Vous devez choisir un espace convivial comme une salle de réunion ou une salle de réception d’un hôtel-restaurant, par exemple, pour réussir ce genre d’évènements professionnels. Vous devez aussi savoir proposer un cocktail, un banquet gastronomique, des buffets ou encore un dîner. L’intervention d’un traiteur peut être utile dans cette voie.
> Pour un séminaire de motivation ou un séminaire de cohésion.
Ce type de réunions de travail peut être adapté pour récompenser vos collaborateurs, pour souder votre équipe ou pour renforcer l’esprit d’équipe de votre service. Ce genre d’occasion est conçu pour animer votre dynamique de groupe et pour permettre à vos collaborateurs de travailler ensemble. Les propositions de préparation et de gestion sont nombreuses en ce moment.
> Pour un séminaire de formation ou un séminaire d’études
La logistique reste la plus importante pour ce genre de cadre professionnel. La salle de conférence, la salle d’auditorium ou la salle de réunion doivent être bien équipées. Vous devez installer du Wifi gratuit, une sonorisation, un vidéoprojecteur, une eau minérale à chaque table, une brochure de l’évènement ou un projecteur par exemple.
Les activités possibles : travail et détente tout en respectant les gestes barrières
Vous devez respecter les gestes barrières. Un organisateur peut ainsi appliquer divers moyens pour s’assurer de la sécurité des individus présents à ses séminaires résidentiels. À savoir :
• Désigner un référent : c’est le responsable des contrôles de prévention de la maladie, avant, durant et après les séminaires proposés.
• Former, communiquer et sensibiliser les invités : placer des gels hydroalcooliques, faire respecter le port de masque, favoriser la distanciation sociale.
• Limiter le nombre de participants : que cela soit une réunion de travail, des réceptions professionnelles ou un tourisme d’affaires.
• Rappeler les gestes barrières : mettre des panneaux de signalisation, des visuels de sensibilisation et des guides en images pour assurer le bon déroulement du séminaire.
Quant aux activités possibles à effectuer tout en respectant les gestes barrières, les animations sont nombreuses.
• La murder-party : c’est un ensemble de jeux d’énigmes ludiques atypique dont le but est de trouver l’assassin parmi les participants
• L’escape game : c’est un excellent moyen pour favoriser la cohésion d’équipe qui se base sur la résolution de puzzle pour s’échapper d’un lieu dangereux.
• Challenges multi-activités : ce sont des activités sportives intellectuelles qui permettent aux invités de mieux se connaitre, de s’entraider et de gagner le jeu.
• Le karting : c’est une sorte de rallye qui est très pratique pour assurer le dépaysement des salariés durant un séminaire d’équipe.
• La chasse au trésor : c’est une activité qui favorise le travail d’équipe pour résoudre plusieurs énigmes afin de trouver le trésor.
• Autres activités du genre.
