Organisez votre séminaire outdoor

Comment organiser un séminaire outdoor en entreprise ?

Le séminaire outdoor en entreprise est un excellent moyen de renforcer la cohésion d'équipe, de célébrer les réussites de l'année écoulée et de terminer l'année sur une note festive. Que ce soit pour vos collaborateurs ou pour les membres du CSE, organiser un séminaire outdoor bien pensé peut faire de cette période un moment inoubliable et productif. Si vous êtes responsable de l'organisation, voici un guide complet pour réussir votre séminaire outdoor.

1. Pourquoi organiser un séminaire outdoor ?

Un séminaire en extérieur permet de sortir du cadre habituel des réunions en salle et de profiter d’un environnement naturel et détendu. Ce type de séminaire favorise l’esprit d’équipe, la créativité et la productivité, tout en apportant une touche de convivialité grâce à l'extérieur. En optant pour un séminaire outdoor, vous offrez aux collaborateurs l’opportunité de profiter des bienfaits du grand air, tout en célébrant ensemble les succès de l'année.

2. Quand commencer l'organisation ?

Pour un séminaire outdoor réussi, une planification minutieuse est essentielle. Idéalement, l'organisation commence plusieurs mois avant l’événement, si vous souhaitez un séminaire de grande envergure. Cela permet de garantir la disponibilité des lieux et des prestataires. Si l'événement est plus modeste, commencez à organiser 3 mois avant pour disposer de suffisamment de temps pour ajuster les derniers détails.

3. Choisir le lieu du séminaire

Le choix du lieu est crucial pour garantir le succès de votre séminaire outdoor. Il doit allier confort, fonctionnalité et ambiance festive. Voici quelques suggestions de lieux :

• Parcs ou jardins : Un parc paysager, un jardin botanique ou un espace vert peuvent offrir un cadre apaisant et inspirant pour un séminaire en plein air. Il est essentiel de choisir un endroit facilement accessible et adapté à des activités de groupe.
• Domaine ou ferme : Si vous recherchez une atmosphère plus authentique et festive, un domaine viticole, une ferme ou une maison de campagne peuvent constituer des options parfaites pour organiser un séminaire en extérieur.
• Montagne ou forêt : Pour un séminaire plus aventureux, vous pouvez envisager un lieu en montagne ou en forêt. Ces endroits offrent de superbes paysages et peuvent être parfaits pour des activités de team-building, des randonnées ou des activités de groupe en pleine nature.
• Plages ou bords de lacs : Dans des régions où le climat permet encore des activités en extérieur en fin d'année, un cadre en bord de mer ou au bord d'un lac peut apporter un aspect unique et rafraîchissant à votre séminaire.

4. Structurer l’agenda du séminaire

L’agenda du séminaire outdoor doit être équilibré entre des moments de réflexion professionnelle et des moments de détente pour les participants. Voici un exemple d'agenda :

• Matinée : Introduction, rétrospective de l'année, objectifs de l’année à venir, interventions de responsables ou experts externes, ateliers participatifs pour la réflexion stratégique.
• Déjeuner : Repas festif avec des mets traditionnels et des boissons chaudes. Ce peut être un buffet ou un repas assis, en fonction de l'ambiance que vous souhaitez créer.
• Après-midi : Séances de team-building, activités ludiques (jeux de groupe, escape games, etc.), ateliers pratiques pour renforcer la cohésion d'équipe.
• Soirée : Une remise de prix, des discours de remerciement, et des activités festives comme une soirée dansante, un karaoké ou une soirée à thème (par exemple, soirée casino, dîner spectacle…).

5. Choisir les prestataires et les animations

L’animation est un élément essentiel pour garantir une expérience réussie lors de votre séminaire de Noël. Plusieurs prestataires peuvent être impliqués en fonction de vos besoins :

• Conférenciers ou intervenants : Si vous souhaitez organiser des conférences ou des sessions de formation pendant votre séminaire, il est conseillé de faire appel à des conférenciers ou à des experts qui pourront aborder des sujets intéressants pour vos équipes (gestion du stress, leadership, innovation, etc.).
• Team-building et activités ludiques : Pour renforcer la cohésion d’équipe, pensez à organiser des activités de team-building adaptées. Des ateliers créatifs (peinture, cuisine), des jeux collectifs ou des défis en groupe (courses en sac, quiz, jeux d’énigmes) peuvent être proposés pour renforcer l'esprit d'équipe.
• Animations festives : Le soir, pour marquer le côté festif, vous pouvez prévoir des animations comme un magicien, des caricaturistes, un groupe de musique ou même une danse traditionnelle. Le tout doit refléter l’ambiance décontractée et joyeuse.
• Remise de prix et récompenses : Profitez de ce moment pour féliciter les collaborateurs pour leurs réalisations ou leur engagement. Organisez une petite cérémonie de remise de prix avec des récompenses symboliques ou des cadeaux, créant ainsi une ambiance festive.

6. Prévoir la restauration et les boissons

Un séminaire outdoor est également une occasion de bien manger et de savourer des plats typiques de la saison. Voici quelques suggestions :

Options végétariennes et sans gluten : Il est important de prévoir des options variées pour répondre aux besoins alimentaires spécifiques de certains participants.

Déjeuner festif : Un repas de traditionnel avec des spécialités comme des viandes rôties, des légumes de saison, des fromages, des desserts et des boissons.

Cocktail ou dîner outdoor : En soirée, vous pouvez organiser un cocktail ou un dîner plus formel avec un menu gastronomique. Des plats raffinés comme des fruits de mer, des viandes exquises et des mets festifs donneront une touche de luxe à votre séminaire.

7. Assurer la logistique et la sécurité

Une organisation sans faille est indispensable pour que tout se déroule dans les meilleures conditions. Assurez-vous que :

• L’accès au lieu soit facilité pour tous les participants (transports, parking, signalétique).
• La sécurité de l'événement soit garantie, avec une équipe présente pour gérer les imprévus.
• Les équipements techniques (projecteurs, micros, éclairages, etc.) soient correctement installés et fonctionnels.
• Le confort des participants soit assuré, notamment en matière de chauffage, de mobilier et d’espaces de repos.

8. Communiquer et inviter les participants

N'oubliez pas d'envoyer une invitation attrayante et claire à tous les participants. Précisez les informations logistiques importantes, comme le lieu, l’heure de départ, le code vestimentaire adapté (pensez au temps extérieur), et les activités prévues. N'hésitez pas à inclure des détails créatifs pour susciter l'enthousiasme.

Organiser un séminaire outdoor permet d’offrir une expérience unique à vos collaborateurs, alliant travail, activités de groupe et festivités dans un cadre naturel. Ce type d’événement encourage la collaboration, renforce les liens au sein de l’équipe et crée une ambiance joyeuse. En prenant en compte la logistique, le confort des participants et en optant pour des activités adaptées, vous pourrez créer un séminaire de inoubliable en plein air.